取引先・外注さんとのやり取りにSlackがオススメな理由

ノウハウ

取引先や外注さんとのやり取り・コミュニケーションにはどのようなツールを使用していますか?

本日の記事ではビジネスでオススメなコミュニケーションツールSlackを紹介させて頂きます。
このツールは超絶オススメですので、未導入な方はぜひ導入を検討してみても良いかと思います。生産性の向上やミスの削減、意思の伝達力の向上などが見込めます。

オススメコミュニケーションツール Slack

私は今、90%以上のやり取りをSlackで行っております。

もちろん取引先や外注さんの内、9割以上はSlackを使ったことが無い方ばかりでしたが、使用に前向き、かつ使った後の満足度も高く、双方納得の上で使えている印象です。

Slackがオススメな理由は以下の通りです。

同じ方と複数の話題について深く会話することができる

Slackの魅力はなんと言っても、同じ方と同時に複数の話題について深く話せる点です。

例えば同僚のAさんとこのようなやり取りを同時に行う際、メールやLINEだとなかなか難しいことを想像して頂けますか?

話題1.○○社との打ち合わせ内容の報告や共有(10ラリーくらい必要)
話題2.週末の合コンのセッティング(5ラリーくらい必要)
話題3.来期の予算組について相談(7ラリーくらい必要)
話題4.競合他社の状況について情報共有

いかがでしょうか?
組織で働いていると、このようなやり取りが同時に発生することは良くあることです。

これをメールやLINEでやろうとすると、一つの話題が終わってから次に行かないとなかなか話がスムーズに進みませんよね。

しかしSlackでしたら同じ方と同時に複数の話題についてやり取りができます。
なので私は取引先や外注さんと、以下のように使い分けています。

外注さん(画像デザイナーの場合)
・話題1 商品Aの画像デザインについて
・話題2 商品Bの画像デザインについて
・話題3 請求関係について
・話題4 雑談など

取引先の場合
・注文について
・未取り扱い商品の提案について
・請求関係について
・質問(双方)

なぜSlackでは同時に複数の話題がやり取りできるのか?

Slackで複数のやり取りができる理由は、チャンネルとスレッドです。

よくあるコミュニケーションツールでは、会話は人と人のチャットで成り立ちます。
しかしSlackではチャットがチャンネルという形で在り、チャンネルの中にスレッドが直感的に作られていくことで、複数の会話が至る所で同時に、しかも整理されて成り立つのです。

シンプルなイラストにすると、以下のような感じです。お恥ずかしい限りのクオリティです。

実際の使用イメージはこのようになります。

大きな話題ごとにチャンネルを作成し、
チャンネルのテーマに沿った話題をチャンネル内に書き込みする
そしてその話題ごとにスレッドを作り会話をして行く。となります。

話で聞くとややこしく感じるかもしれませんが、Slackのすごいところはこれらが全て直感的に行うことができるため、便利です。

もちろんスレッドに新規書き込みが入れば、アイコンや通知などですぐに分かるようになっております。

他者を招待するのがとても楽(アカウント発行など不要)

Slackがオススメな理由その2は、外部の方を招待するのがとっても楽な点にあります。

自分でSlackを持っていれば、外部の方はアカウントの作成など、面倒な手続きが不要となります。

チャットワークやメッセンジャーなどは全てアカウントの作成が必要となりますので、未導入の方が導入をするには導入工数が掛かりますね。

しかしSlackは、会話スペースに人が参加する感覚ですので、参加する方は特にアカウント発行などは必要ないのです。

外部の方を参加させたければ、その方のメールアドレス宛に参加用リンクを送るか、リンクをそのままLINEなどで送ればOKです。超簡単です。

組織内で共有したいやり取りを簡単に共有できる

Slackでは、組織内のやり取りを透明化することができます。

チャンネルが作られると、基本的には誰でもそのチャンネルの中を見ることができ、また会話に参加することも可能です。

ですので企業の中には、あえて経営陣のやり取りを社員が見られるようなチャンネルを作っておいてそこでやり取りしたり、新人さん同士のやり取りを人事開発が見守ることで、ミスコミュニケーションが生まれないようにしている所もあります。

誰にも見られたくないやり取りはプライベートチャンネルを作成できる

逆に誰にも見られたくないやり取りも可能です。

やり取りの相手が1人であれば、DMを送ればOKです。他の誰にも見られません。

もしも複数名で、かつそのメンバー以外には見られたくないやり取りをするのであれば、チャンネル作成時に”プライベートチャンネルにする”にチェックをしておけばOKです。

簡単な返信はスタンプ一つでもOK

この機能が以外と便利なのですが、
”了解です”
”確認します”
”ありがとうございます”

と打つ暇もないくらい忙しい時もありますよね・・

そんな時、Slackならスタンプ一つで意思表示ができます。

このスタンプが種類豊富、かつ自分でもオリジナルスタンプを作ることもできるので、便利なんです。コミュニケーションが楽しくなるアイテムの一つです。

いかがでしたか?

他にも魅力的な機能が満載のSlack、ぜひ一度使ってみて頂けたら嬉しいです。

コメント

タイトルとURLをコピーしました